منتورینگ چیست و منتور کیست؟

منتور یا Mentor از نظر لغوی به معنی مشاوره کننده یا مشاوره‌گر است. منظور از منتورینگ یک سیستم هادی نیمه سازمان یافته است که در قالب آن، شخصی به عنوان منتور، با برخورداری از دانش، مهارت‌ها و تجارب کافی به شما کمک می‌کند تا در مسیر زندگی شخصی و حرفه‌ای خود به درستی گام بردارید. یکی از شروط اصلی منتورینگ (Mentoring) این است که شخص منتور همیشه در دسترس و آماده همکاری و دستیاری باشد. البته این میزان دسترسی، بسته به شرایط مختلف تغییر می‌کند.

جالب است بدانید که اغلب منتورها نیز برای خود یک منتور دارند. به علاوه، مشاوره گیرنده‌ها یا منتی‌ها (Mentee) نیز مایلند ارزشی خلق کرده و خود روزی به یک منتور تبدیل شوند. در واقع منتورینگ یک زنجیره است که “فعالیت‌های مفیدی” که در آن صورت می‌گیرد، نهایتا به سود جمع کثیری از افراد خواهد بود. در این مقاله از دو واژه منتور (مشاوره دهنده) و منتی (مشاوره گیرنده) برای سهولت بیشتر مطلب استفاده شده است.

منتورینگ اساسا به دو صورت کوتاه مدت و دراز مدت انجام می‌شود. منتورینگ کوتاه مدت مربوط به شرایطی است که دوره همکاری به سرانجام رسیده و یا ادامه فعالیت بنا به دلایلی فسق شود. اما منتورینگ بلند مدت گاها تا چندین سال طول می‌کشد.

لازم به ذکر است که منتورینگ تنها محدود به “نصیحت کردن” و در میان گذاشتن تجارب شخصی با دیگران نیست. در واقع هدف منتورینگ این است که به افراد دیگر قدرت و انگیزه کافی بدهیم تا ضمن شناسایی مشکلات و اهداف خود، قادر به حل و تحقق آنها باشند. البته منتورینگ اصلا به این معنا نیست که ماهی را به دست کسی بدهید؛ یا این که انتظار داشته باشید مشاوره گیرنده یا منتی شما دقیقا به سبک شما ماهی بگیرند. در حقیقت یک منتور باید درک صحیحی از روش منتورینگ داشته باشد و به روش‌های مختلف مشاوره دادن واقف باشد. پس اگر می‌خواهید منتور شوید، باید بدانید که چطور طریقه صحیح ماهی گرفتن را به منتی خود بیاموزید. این نکته مهم را به خاطر بسپارید که هرچند یک منتور می‌تواند با نشان دادن بهترین مسیر ممکن به منتی کمک کند، نباید منتورینگ را با مشاوره و روان کاوی یکی دانست.

منتورینگ چه سودی برای شما دارد؟

اگر منتی هستید، منتورینگ برای شما این مزایا را به همراه دارد:

• منتورینگ به شما کمک می‌کند تا در مقایسه با زمانی که به تنهایی مسیر خود را طی می‌کنید، با سرعت و اثربخشی بیشتری به اهداف خود خواهید رسید.
• می‌توانید با تشکیل یک شبکه متخصص که همیشه در دسترس شماست، به سود خود و دیگران فعالیت کنید.

مزایای منتورینگ برای شما به عنوان یک منتور به شرح زیر است:

• منتورینگ یک فعالیت داوطلبانه، و در عین حال بسیار خوش آتیه است. در واقع شما می‌توانید در نقش یک منتور، ضمن توسعه مهارت‌های خویش، به پیشرفت‌های شغلی دست یابید.
• شما به عنوان یک منتور باید طبیعتی دگرخواه داشته باشید؛ یعنی به پیشرفت و موفقیت دیگران اهمیت بدهید. لذا باید از مهارت‌های کافی برای حمایت از دیگر افراد برخوردار باشید.

چرا باید از منتور کمک گرفت؟

تحقیقات حاکی از آنند که کمک گرفتن از سیستم منتورینگ می‌تواند نقش بسزایی در بهبود فضا و تجربه کاری داشته باشد. اعمال سیاست‌های منتورینگ در محیط دانشگاهی یکی از شواهدی است که این ادعا را تأیید می‌کند.

نقش منتورها

منتورها می‌توانند در نقش‌های زیر فعالیت کنند:

• نقش یک عامل انتشار (sounding board) بیطرف را بازی کنند.
• برای شما فضا و زمان ارزشمندی خلق کنند که بتوانید “با فاصله” به جایگاه فعلی خود نگاه کنید و وضعیت کنونی، مسیر پیش رو، و بهترین راه ممکن برای دستیابی به مقصد را ارزیابی کنید.
• دیدگاه‌ها، نصیحت‌ها و اطلاعات ناشی از دانش، تجارب و تخصص‌های خود را در اختیار شما بگذارند.
• به شما کمک کنند تا بتوانید تغییرات دلخواه را در زندگی خود ایجاد کرده، به اهداف خود دست یافته و به ارتقای زندگی شخصی و حرفه‌ای خود بپردازید.

انواع منتورینگ چیست؟

واژه منتورینگ به طرق مختلف قابل تفسیر است. معمولا از واژه منتورینگ به عنوان مترادفی برای مفهوم مربی‌گری یا کوچینگ(coaching)  استفاده می‌شود. هر دو نقش منتورینگ و کوچینگ در واقع مرتبط با تخصص و دانشی هستند که کوچ (coach) یا منتور در اختیار شخص مشاوره گیرنده قرار می‌دهد و او را در مسیر رشد شخصی هدایت می‌کند. ما در این مطلب، برای اشاره به فرایند حمایت از افراد در هر زمینه‌ای، از واژه منتورینگ استفاده می‌کنیم.

در فضای دانشگاه کمبریج، می‌توان انواع زیر را برای منتورینگ برشمرد:

1. منتورینگ رسمی یا انتصابی (induction mentoring)

زمانی که به تازگی وارد یک فضای شغلی شده‌اید، یک منتور رسمی برای شما انتخاب یا گماشته خواهد شد. وظیفه این منتور این است که به شما کمک کند تا جایگاه خود را در شغل جدید پیدا کرده و با راه و روش کار، سیاست‌های شغلی، منابع، اطلاعات و موقعیت مکانی تجهیزات آشنایتان سازد. در واقع، این منتور رسمی است که شما را یاری می‌کند تا در هفته‌های اول زندگی شغلی خود “جان سالم به در برید” و به مراحل بعدی کار صعود کنید.

شما می‌توانید به عنوان یک همراه و محرم راز بی‌طرف با منتور رسمی صحبت کرده و مشکلات و دغدغه‌های شغلی خود را با او در میان بگذارید. او راهکارهای رسیدن به موفقیت را به شما ارائه می‌کند.  اساسا منتورهای رسمی در جایگاهی بالادست شما قرار ندارند؛ به همین علت این افراد را معمولا از خارج از دایره همکاران نزدیک شما انتخاب می‌کنند. البته، بهتر است که این منتورها شغلی مرتبط با حرفه شما داشته باشد.

2. هم مشاوره گری یا پیر منتورینگ (peer mentoring)

منظور از پیر منتورینگ مشاوره دادن و حمایت کردن همکاران نسبت به همدیگر است. شما می‌توانید همزمان با رشد و پیشرفت در عرصه کاری خود، رفته رفته به “پیر منتور” دیگر همکاران خود تبدیل شوید و در شرایط مختلف اعم از مدیریت پروژه، و فرایند آبزرو (observe) به آنها مشاوره بدهید؛ یا این که در کل، حامی آنها باشید.

البته پیرمنتورینگ همواره باید ماهیت رو به رشد و پیشروی خود را ادامه دهد. به این معنی که شما و همکارتان باید در آن واحد به عنوان منتور یکدیگر عمل کنید. به عبارتی دیگر، باید در آن واحد منتور و منتی یکدیگر باشید.

به علاوه، لازم است که که پیرمنتورها  یا هم مشاوره‌گرها، همواره نسبت به اقدامات خود پاسخگو و مسئولیت پذیر باشند؛ و یکدیگر را در دستیابی به اهداف یاری نمایند.

برخی از واحدهای درسی ارائه شده توسط PPD (personal and professional development) مانند Springboard ضمن تسهیل فرایند پیرمنتورینگ، شرایط را برای شبکه سازی و دستییابی به منتورهای مناسب فراهم می‌کنند.

3. منتورینگ رشدی (developmental mentoring)

تحقیقات حاکی از آنند که غالبا، افراد موفق در موقعیت‌های مختلف شغلی و در مسیر‌های گوناگون زندگی حرفه‌ای خود از منتورهای مختلفی کمک گرفته اند.

در واقع، هرچه میزان مسئولیت پذیری شما افزایش می‌یابد، منتورینگ شما نیز باید ارتقا یابد. به عبارتی، با ترفیع شغلی شما و همچنین افزایش وظایف، نقش‌ها و مسئولیت‌های شغلی، شما به منتوری نیاز دارید که در این مسیر یار و یاورتان باشد.

منتورینگ رشدی بیشتر به هم افزایی یا سینرژی (synergy) موجود میان دو یا چند نفر مربوط است که برای کشف راه حل‌ها، راهکارها و برنامه‌های عملی در مسیر موفقیت بدان نیاز دارند.

شما به واسطه منتورینگ با رول مدل‌های جدیدی روبرو می‎شوید؛ و ابزار کافی برای کسب اطلاعات در خصوص موقعیت‌های شغلی و آموزشی (داخلی و خارجی) را به دست خواهید آورد.

منتورینگ باعث گسترش شبکه حمایتی شده و انگیزه و اعتماد به نفس را به افراد تزریق می‌کند.

یک منتور مجرب به واسطه منتورینگ رشدی می‌تواند با شناخت پتانسیل‌های شما، شما را در مسیر موفقیت یاری کند. او به شما کمک می‌کند تا نیازها، ارزش‌ها، و آرمان‌های زندگی خود را شناسایی کرده و در صورت لزوم تغییر دهید تا به بهترین دستاوردها برسید.

در واقع، منتور رشدی در کنار شماست تا شما را در برنامه ریزی برای رشد و توسعه حرفه‌ای و برداشتن گام‌های آتی شغلی‌تان یاری دهد.

قرارداد با منتورها

زمانی که می‌خواهید از فردی به عنوان منتور درخواست همکاری کنید، بهتر است موارد زیر را در متن قرارداد قید کنید:

• زمان

در ابتدای قرارداد به پایان موعد همکاری منتور اشاره کنید. معمولا بازه‌های زمانی سه ماه برای منتورینگ مناسب هستند؛ اما شما می‌توانید این دوره را کم یا زیاد کنید. به علاوه، در صورت تمایل می‌توانید پس از اتمام دوره قرارداد، رابطه صمیمی خود با منتور را به عنوان دو دوست ادامه دهید. نکته دیگری که باید در قرارداد قید کنید، تعداد دفعات و مدت زمان جلسات مشاوره و منتورینگ است؛ مثلا می‌توانید یک یا دو بار در هفته با هم قهوه یا چای بنوشید.

• انعطاف پذیری

باید در مورد این موضوع به توافق برسید که آیا مایلید منتور شما در صورت لزوم (مثلا وقتی سوالی به ذهنش خطور می‌کند) با شما تماس گرفته و یا به دیدن‌تان بیاید. ازآنجا که بخشی از نقش منتور این است که دائما اطمینان شما را جلب کند، بهترین کار این است که در مورد این مسائل، در زمان عقد قرار داد مذاکره کرده و به توافق برسید.

• رازداری

اگر منتور هستید باید با منتی خود به توافق برسید که تحت هیچ شرایطی (مگر در صورت رضایت شخص مشاوره گیرنده) دیگران را در جریان فرایند منتورینگ خود نخواهید گذاشت. همچنین در مورد این‌که مایلید رابطه و همکاری خود را به چه صورتی برای سایرین (مثلا رئیس سازمان) تشریح کنید، باید حتما به توافقی دو نفره برسید.

• حد و مرزها

شما به هیچ عنوان مسئول منتی خود و یا برداشت‌های شخصی او نیستید. تنها کافی است این کارها را در حق او انجام دهید:

• سوالات او را پاسخ دهید.
• شکاف‌های اطلاعاتی‌اش را پر کنید.
• کمکش کنید تا اضطراب خود را کاهش دهد.
• دوستانه راهنمایی اش کنید.

البته لازم به ذکر است که لزوما پر کردن تک تک شکاف‌های به جا مانده از برداشت‌های منتی بر عهده شما نیست.

• بررسی و ارزیابی

در پایان قرارداد نگاهی به گذشته خود بیندازید و ببینید کدام بخش از توافقات را به درستی پیش برده‌اید یا کدام بخش‌ها نیاز به تغییر و تحول دارند. در مورد عملکرد و نقش آفرینی یکدیگر نظردهی کنید. به رئیس سازمان یا کارفرمای خود اطلاع دهید که آیا از منتور بودن در سازمان راضی بوده‌اید یا خیر. همچنین اگر تمایل دارید مجددا با این سازمان همکاری کنید، بهتر است که آنها را در جریان بگذارید. به گروه PPD نیز بگویید که از منتورینگ لذت برده‌اید یا بالعکس. اگر پند و اندرزی برای منتورها و منتی‌های بعدی دارید، حتما بیانش کنید.

• وقتی می‌بینید یک جای کار می‌لنگد باید چه کار کنید

در این مواقع بهتر است شخصا قضاوت را بر عهده گیرید. منتی خود را تشویق کنید تا در صورت مواجهه با مشکل، حتی الامکان آن را از سر بگذراند. اما یادتان نرود که شما وکیل مدافع منتی‌ها نیستید. با این حال اگر دیدید که منتی شما از نظر سلامت فیزیکی، عاطفی و یا امنیت جانی در خطر است، وظیفه دارید که او را از ریسک‌های موجود مطلع کرده و کمکش کنید تا حد ممکن از این خطرها دور باشد. در صورتی که احساس می‌کنید باید مطلبی را به گوش مقامات ارشد سازمان خود برسانید، واحد شما باید این کار را به صورت ناشناس انجام دهد. اما اگر قرار است به جای مقامات سازمان با فرد دیگری وارد مذاکره شوید، بهتر است در ابتدا در این رابطه با منتی خود مشورت کرده و نظر خود را با او در میان بگذارید.

یادتان نرود که بر اساس قانون، شما در نقش منتور جایگاه گوش‌های دانشگاه را دارید. به طور مثال اگر در مورد مسئله‌ای مانند آزار و اذیت خبری به گوش شما رسید که دانشگاه را ملزم به انجام اقدامات لازم کند، باید این اطلاعات را به گوش مقامات دانشگاه برسانید. اما در صورتی که دانشگاه اقدامی برای حل مشکل نکرد، این بدین معناست که شما از روی عمد، وظیفه خود را به درستی انجام نداده‌اید. یعنی شما مسئولیت خود را به عنوان گوش دانشگاه به درستی انجام نداده‌اید و مشکل مربوطه را به خوبی شناسایی و معالجه نکرده‌اید.

چگونه یک منتور پیدا کنیم؟

اگر به تازگی وارد یک پست شغلی شده‌اید، معمولا رئیس دپارتمان یا مدیر سازمان به شما کمک می‌کند تا منتور مناسبی را برای خود پیدا کنید. به این شرایط اصطلاحا “منتورینگ انتصابی” یا “منتورینگ رسمی” گفته می‌شود. در بخش انواع منتورینگ با این نوع منتورینگ آشنا شدید.

اما چنانچه در مسیر پیشروی شغلی، در جستجوی یک منتور با شرایط دیگر هستید می‌توانید به شخصه، به روش‌های زیر برای خود منتور انتخاب کنید:

• با پرس و جو برای پیدا کردن بهترین منتوری که می‌تواند مناسب شما باشد.
• با شناسایی فردی که با او آشنا شده‌اید و گمان می‌کنید فرد خوبی برای دوستی باشید
• با معرفی یکی از همکاران خود به پیر منتورها و هم مربی‌ها (co-coach)
• با جستجو برای پیدا کردن یک منتور بیرون از فضای دانشگاه
• با جستجوی اینترنتی برای جمع آوری اطلاعات بیشتر و تماس با افراد و پروژه‌های فعال. یکی از بهترین جاهایی که می‌توانید از آن شروع کنید شبکه کوچینگ و منتورینگ (coaching and mentoring network)  است.

البته همیشه دسترسی شخص به منتور، آن هم منتورهایی که خیلی سرشان شلوغ است کار آسانی نیست. پس یک نفس عمیق بکشید و از آنها بخواهید که در صورت تمایل با شما قهوه‌ای میل کنند و در مورد منتورینگ خود با او به بحث بنشینید. اگر این فرد قبول کرد که منتور شما باشد، می‌توانیدر مورد “قوانین پایه”( که مهم‌ترین موضوع قابل بحث در فرایند منتورینگ است)، تعداد دفعات جلسه‌های منتورینگ، انتظارات طرفین و …‌ مذاکره کنید. با استفاده از WiSETI Mentoring Guide نیز می‌توانید از پیشنهادات خوبی در مورد مدیریت صحیح روابط منتورینگ بهره‌مند شوید. چنانچه در یک حوزه خاص تجربه و تبحر کافی داشته باشید، آیا می‌توانید در ازای زمانی که از منتور خود می‌گیرید، تجربه‌تان را در اختیار او قرار دهید یا مهارتی را به وی بیاموزید؟

انتظار شنیدن پاسخ منفی را داشته باشید؛ چرا که منتورینگ یک عمل داوطلبانه است و فرد منتور تنها در صورت تمایل شخصی می‌تواند با شما همکاری کند. به هر حال، اگر جواب رد شنیدید، به هیچ عنوان موضوع را شخصی نکنید. اگر آنها به هر دلیلی قادر به منتورینگ شما نیستند، حتما دلیل موجهی دارند. در هر صورت، منتورینگ باید با رضایت طرفین انجام گیرد.

با این حال توصیه ما به شما این است که از تلاش دست نکشید؛ سراغ یک فرد دیگر بروید. یادتان نرود که موفق‌ترین افراد کسانی هستند که دائما در حال حرکت و تکاپو هستند.

شرایط یک منتور خوب

اگر علاقمندید که به عنوان یک منتور فعالیت خود را آغاز کندی، بهتر است ببینید پاسخ‌تان به این سوالات چه خواهد بود؟

• آیا مایلید تحت هر شرایطی، دیگران را در مسیر رسیدن به موفقیتی – حتی بیشتر از موفقیت خود- یاری کنید؟
• آیا به قدر کافی قابل اعتماد، صادق، و راز دار هستید که بتوانید اسرار محرمانه دیگران را حفظ کنید؟
• آیا قادرید بدون این که حرف مخاطب خود را قطع کنید، یک شنونده فعال باشید و تنها نکات مهم حرفهای او را برداشت کنید؟ آیا می‌توانید در صورت بروز هرگونه برداشت غرض ورزانه، و فرضیه‌های اشتباه یا برداشت‌های غلط این مسئله را با منتی خود مطرح کرده و روی جان کلام او تمرکز کنید؟
• آیا از همدلی کافی با مردم برخوردار هستید؟ آیا توانایی این را دارید که بدون گفتن عبارت “منم همینطور” و اشاره به تجارب شخصی خود، به مخاطب خود نشان دهید که حرف‌هایش را می‌فهمید؟
• آیا این ظرفیت را در خود می‌بینید که ضمن این که ملاحظه منتی را می‌کنید به او قدرت و جرأت بدهید تا با مشکلات خود روبرو شود؟
• آیا می‌توانید شفاف، سودمند و مشوقانه از دانش و تخصص خود برای مشاوره بهره گیرید؟

اهمیت جایگاه منتورها

شاید برای شما این سوال مطرح شود که اصلا چه لزومی دارد، من یا شما یک منتور شویم؟ افراد علاقمند به منتورینگ به دلایل زیر، وارد این حوزه فعالیت داوطلبانه می‌شوند:

• ایجاد یک ارزش افزوده برای سیستمی که در آن کار می‌کنند
• کمک به همکارانی که از تجربه و سابقه کمتری برخوردارند
• افزایش رضایت شغلی و شخصی؛ وقتی شما می‌بینید که فردی که تحت مشاوره و کمک‌های شما به پیشرفت و موفقیت دست یافته، رضایتی وصف ناشدنی وجود شما را لبریز خواهد کرد.
• توسعه مهارت‌های قابل انتقال برای تسریع روند پیشرفت سازمان

همچنین قرار گرفتن در فرایند منتورینگ، توانایی‌های زیر را برای‌تان به همراه خواهد داشت:

• رشد بیشتر شما و منتی‌ها
• بررسی فرضیه‌های شما و منتی‌ها
• رفع سوء برداشت‌های شما و منتی‌ها
• همکاری با افرادی با سوابق و پیش زمینه‌های گوناگون
• رد و بدل کردن بازخوردهای مثبت و سازنده
• دستیابی به راه‌ حل‌های عملی به روشی مبتنی بر احترام دوسویه
• حمایت و نصیحت و تشویق منتی ضمن این‌که به او این قدرت را می‌دهید تا به تنهایی تصمیم گرفته و مسئولیت اقدامات خود را به دوش بگیرد.