چطور در حین مکالمات سخت و چالش برانگیز در محل کار خونسرد بمانیم

اکثر مکالمات سخت در محل کار مربوط به عملکرد یا مسائل استراتژیک کسب و کار است.

در حالی که مطمئنا این مباحث هرگز سرگرم کننده و لذت بخش نیستند برخی افراد بهتر از دیگران با آن کنار آمده و آنها را حل و فصل می کنند. یک گفتگوی نسبتا آرام و سازنده با یک شخص ممکن است با شخص دیگری تنش زا و بی فایده باشد. به عنوان یک مدیر همیشه نمی توانید بدانید که وارد چه نوع گفتگویی می شوید.

صرف نظر از اینکه فکر می کنید مکالمه چطور پیش خواهد رفت مسلما نمی خواهید بدترین حالت را تصور کرده و خود را از قبل برای نبرد آماده کنید. در عوض باید در مورد نحوه یافتن زمینه های مشترک و انجام گفتگوی موفق آماده باشید.

به همه افرادی که در بحث درگیر خواهند شد از قبل اطلاع دهید

نکته مهم که باید رعایت کنید این است که پیش از شروع گفتگوی سخت زمانی برای آماده سازی اختصاص دهید. به این ترتیب می توانید نکات مهم را به صورت ذهنی مرور کنید و افکارتان را در قاب درست ذهنی تان قرار دهید.

وظیفه شما این است که انتظاراتتان را مشخص کنید و به دیگر افراد درگیر در بحث اجازه دهید تا در مورد مکالمه پیش رویتان فکر کنند. البته این مساله می تواند با یک جمله کوتاه و خلاصه نیز انجام شود. مانند: “سلام، من می خواهم در جلسه دو نفره بعدی مان درباره بازخورد نظرسنجی 360 درجه شما صحبت کنیم. می خواهم افکار و نظرات شما را بشنوم و نظرات خودم را با شما به اشتراک بگذارم.”

با دادن آمادگی صحیح به افراد، شخصی که با او صحبت می کنید در هنگام گفتگو شوکه نشده و گارد نمی گیرد – البته این اتفاق گاهی می افتد. اگر کسی هیجانی است به جای بحث متفکرانه و منطقی، انتظار یک واکنش احساسی اولیه را داشته باشید.

حتی اگر نمی توانید از قبل اطلاع دهید به یاد داشته باشید که بهتر است در ابتدای شروع مکالمه های سخت هردو بدانید که این نوع مکالمه را خواهید داشت. پس در همان ابتدای جلسه بگویید که به نظر شما این یک گفتگوی سخت خواهد بود.

با هم تلاش کنید تا زمینه مشترک پیدا کنید

بسیار مفید است که مکالمه های سخت را مثل یک مذاکره در نظر بگیرید. مذاکره ای که در آن تلاش می کنید به یک زمینه مشترک برسید.

ابتدا دریابید که چگونه هر دو طرف مکالمه می توانند در مورد موضوع مورد بحث به اتفاق نظر برسند، سپس مواردی که ممکن است با شما اختلاف نظر نداشته باشند را بررسی کنید. به عنوان مثال اگر در مورد عملکرد فرد صحبت می کنید، می توانید جلسه را اینگونه شروع کنید “هدف من این است که شما موفق ترین مدیری که می توانید باشید. امروز من می خواهم در مورد همه کارهایی که شما واقعا خوب انجام می دهید صحبت کنم، بعد به برخی از آنچه که من از تیم شنیده ام، بپردازم و سپس بازخوردم را خواهم گفت که چگونه می توانید به عنوان یک رهبر رشد خود را ادامه دهید. ”

گفتگو را به این سمت ببرید که شما دو نفر به دنبال راه حلی برای حل مساله هستید نه اینکه یک نفر مقصر برای سرزنش کردن پیدا کنید.

اگر وضعیت پیچیده و بحرانی شد، مکالمه را متوقف کنید

مسلما هیچ کس مکالمات سختی که قبلا داشته را دوست ندارد.

واقعیت این است که مکالمات سخت معمولا هیجانی هستند بنابراین ممکن است افراد در طول این مکالمات پرخاشگر شوند. صداها بلند می شود و هنگامی که یک طرف به شدت واکنش نشان داد قطعا برای طرف دیگر دشوار نیست که به طور مشابه آن سطح از پرخاشگری را بروز دهد.

در مواردی، ناگهان خود را در یک مکالمه کاملا غیرمولد مشاهده می کنید که از مسیر خود خارج شده است.

زمان هایی که مکالمه مسیر خود را گم می کند، آرزو می کنید که ای کاش مکالمه را متوقف کرده و می گفتید: “اکنون به نظر نمی رسد زمان مناسبی برای پایان دادن به این بحث و نتیجه گیری باشد. بیایید هر دو زمان به خود بدهیم و فردا دوباره همدیگر را ببینیم و کار را ادامه دهیم. ”

اگر واقعا احساس می کنید که بحث از حالت منطقی آن خارج شده بهتر است به همه زمان بدهید تا دوباره خونسردی شان را به دست بیاورند و بعد ادامه دهید. اما متاسفانه برخی افراد به اشتباه بر ادامه مکالمه و اتمام آن پافشاری می کنند.

برای روشن شدن وضعیت، سوالات زیادی بپرسید

زندگی شخصی و کاری ما بیش از آنچه فکر می کنیم ارتباط نزدیک و تنگاتنگی دارند.

حتما برای همه ما پیش آمده است که در لحظاتی در محل کار احساس نارضایتی و ناراحتی داشته ایم اما ریشه این احساسمان در مشکلات زندگی شخصی مان بوده است. بنابراین هنگامی که با کسی مکالمه سختی انجام می دهید مهم است که زمان زیادی را صرف سؤال کردن کنید و واقعا به جواب های طرف مقابل گوش دهید.

بی فایده خواهد بود اگر قبل از درک کامل مشکل و هر آنچه در پشت صحنه زندگی یک شخص اتفاق می افتد شروع به بررسی و پیشنهاد راه حل کنید.

همیشه سعی کنید با یک صحبت مثبت به جلسه پایان دهید

گفتگوهای دشوار ذاتا سخت و چالش زا هستند اما اذعان داشتن به این سختی می تواند به شما کمک کند مکالمه را به صورت مثبتی تمام کنید.

گفتن این جمله ساده می تواند نشان دهنده خوش بین بودن شما باشد: “من می دانم که این یک بحث و مکالمه ساده نبود اما ممنونم که در کنار من نشستید و کمک کردید تا به نتیجه برسیم.” یک نظر مثبت باعث می شود که هر دو طرف به جای اینکه هفته ها در مورد مکالمه با خودشان فکر کنند، بسیاری مسایل پیش آمده در گفتگو را در همان لحظه حل و فصل کنند.

شیوه انجام بحث های سخت در افراد مختلف با یکدیگر متفاوت است اما اگر خود را آماده کرده و ذهنیت درست داشته باشید همیشه می توانید مکالمه خود را با نتیجه مثبت برای همه افراد درگیر در بحث تمام کنید.