تعریف مذاکره چیست؟ – اصول و فنون مذاکره موفق کدامند؟

مذاکره چیست؟

مذاکره بحثی است استراتژیک با هدف یافتن راهی برای حل مساله ای مشخص به روشی که برای هر دو طرف آن قابل قبول باشد. طی یک مذاکره دو طرف سعی می کنند تا طرف دیگر را ترغیب کنند که با دیدگاه آنها موافقت کند. زمانی که افراد وارد مذاکره می شوند در اصل تلاش می کنند تا از بحث و درگیری جلوگیری کنند و بتوانند بر سر موضوع مورد بحث با یکدیگر سازش نمایند.

در اصل می توان گفت که در مذاکرات نوعی داد و ستد وجود دارد. یعنی یکی از طرفین در صدر مذاکرات قرار می گیرد و طرف مقابل در قبال دریافت امتیازاتی با خواسته های آن موافقت می کند. طرفین مذاکرات می توانند تغییر کنند. برای مثال ممکن است یک مذاکره میان خریدار و فروشنده صورت بگیرد اما مذاکره دیگر میان کارفرما و کارمند شکل بگیرد. گاهی نیز مذاکرات در سطح دولتی و میان دو یا چند کشور اتفاق می افتد.

مذاکرات چگونه شکل می گیرند؟

مذاکرات متشکل از دو یا چند طرف مستقل است که برای رسیدن به یک هدف نهایی از طریق مصالحه یا ارائه قطعنامه ای که مورد قبول همگان است گرد هم جمع می شوند. طی آن یکی از طرفین مواضع خود را مطرح می کند و طرف دیگر ممکن است شرایط عنوان شده را بپذیرد یا آن را رد کند. این روند تا زمان شکل گیری یک توافق میان طرفین و ارائه یک قطعنامه مشترک ادامه خواهد داشت.

شرکت کنندگان باید قبل از مذاکره تا حد امکان درباره مواضع طرف مقابل خود اطلاعات کسب کنند. این اطلاعات شامل نقاط قوت و ضعف طرف مقابل می باشد. همچنین باید برای دفاع از مواضع خود و پاسخ های احتمالی طرف مقابل نیز آمادگی لازم را پیدا کنند.

مدت زمان مذاکرات نیز به موقعیت بستگی دارد. مذاکرات می توانند از چند دقیقه تا چندین روز برای موقعیت های پیچیده زمان ببرند. به عنوان مثال، یک خریدار و فروشنده ممکن است برای معامله کردن یک ماشین بین چند دقیقه تا چند ساعت با یکدیگر مذاکره کنند. اما مذاکره میان دولت های دو یا چند کشور ممکن است ماه ها یا سال ها زمان ببرد تا توافقی حاصل شود.

اهمیت مذاکره

تکنولوژی در تجارت جهانی امروز به سرعت در حال پیشرفت است. با این وجود برخی چیزها همواره ثابت خواهند بود. هنر مذاکره به اندازه داشتن مهارت در کسب و کار مهم است و هیچ وقت نیاز به آن از بین نمی رود. اما سوال اینجاست که چرا واقعا هنر مذاکره مهم است؟ داشتن مهارت مذاکره قوی می تواند میان یک مصالحه موثر و یک ضرر عظیم تفاوت ایجاد کند. به همین دلیل است داشتن مهارت مذاکره برای موفقیت در تجارت از اهمیت بالایی برخوردار است و می تواند موفقیت شما را سبب شود. اما مهارت های مهم در مذاکره چیست و چرا داشتن این مهارت ها از اهمیت بالایی برخوردار است؟

• داشتن اعتماد به نفس
• یکی از مهارت های بسیار مهم مذاکره این است که شما بدانید چه زمانی باید حرف بزنید
• در مذاکرات خود رفتار عادلانه ای داشته باشید
• داشتن مهارت ارتباط با افراد نیز امری بسیار مهم به شمار می رود

7 عنصر مهم مذاکره

اکثر انسان ها، استعداد مذاکره خدادادی ندارند. اما خبر خوب این است که تحقیقات نشان می دهند که افراد می توانند به شکل قابل توجهی این مهارت را با آموزش، آماده شدن و تمرین در خودشان بهبود بخشند. اعضای پروژه مذاکره “هاروراد” چارچوبی را برای کمک به افراد به منظور آماده شدن موثر برای داشتن مذاکرت بهتر تهیه نموده اند. این چارچوب 7 مورد از اصلی ترین مهارت های لازم برای شناخت اهداف، آماده شدن برای پیشامدها و استفاده از فرصت ها در مذاکره را به شکلی موثر معرفی کرده اند. تمامی این موارد در کتاب “راهنمای حل اختلافات” پاتون معرفی شده اند. این هفت عنصر عبارتند از:

1. علایق و منافع

محرک‌های اساسی مذاکره، سود و منفعتی است که از آن مذاکره عاید افراد می‌شود. با وجود اینکه در مذاکرات از آنها سخنی بیان نمی‌شود اما آنها انگیزه ما، برای آنچه که انجام می‌دهیم و آنچه که می‌گوییم را می‌سازد. به همین جهت است که مذاکره کنندگان با تجربه، مواضع همتایان خود را بررسی می‌کنند تا منافع آن‌ها را بهتر درک کنند. ​

2. مشروعیت و عدالت

اگر ما یک معامله عادلانه داشته باشیم، بسیاری از تصمیمات ما در مذاکرات اجرایی خواهدشد. تصور کنید کسی در معامله‌ای احساس ‌کند که طرف مقابل قصد سواستفاده از وی را دارد، آنگاه رد شدن پیشنهاد طرف مقابل غیرقابل باور نخواهد بود. پس برای موفقیت در مذاکره، باید پیشنهاداتی را طرح کنیم که دیگران آن را منصفانه بدانند.​

3. روابط

پس از مذاکره، ارتباط خود را با طرف مقابل خود حفظ کنید و بر این باور نباشید که دیگر او را ملاقات نخواهید کرد. کسب‌وکار آینده، شهرت و بسیاری از فاکتورهای کاری شما وابسته به روابطی خواهد بود که با دیگران داشته‌اید لذا بسیار اهمیت دارد که روابط خود را تقویت کنید.​

4. گزینه های جایگزین و BATNA

ما با شرکت در مذاکرات در صدد اجرایی کردن اهداف خود برمی‌آییم و از هیچ تلاشی برای محقق کردن آنها فروگذار نخواهیم‌ کرد اما باید گزینه‌های جایگزین را هم مد نظر داشته باشیم تا در صورت محقق نشدن اهدافمان، چه چاره‌ای بیندیشیم و دست به چه اقداماتی بزنیم. ​

5. گزینه ها

به هر انتخابی که طرفین برای دستیابی به منافع و اهداف خود در مذاکره در نظر می‌گیرند، گزینه گفته می‌شود. عموما افراد با سرمایه‌گذاری روی شباهت‌ها و تفاوت‌های خود، سعی در به‌ وجود آوردن یک معامله دو سر برد دارند که این موضوع سبب ارزش بخشیدن به مذاکره می‌شود و نتیجه‌ای جز بهبود رضایتشان نخواهد داشت.

6. تعهدات

تعهد در مذاکره صورت‌های گوناگون دارد. می‌تواند به صورت توافق، تقاضا، پیشنهاد و یا حتی قول یک یا چند طرف تعریف شود. تعهد می‌تواند شامل توافقی برای ملاقات در زمان و مکان خاصی یا یک پیشنهاد رسمی و قراردادی امضا شده باشد.

7. ارتباطات

مذاکره با هر روشی باشد، چه آنلاین چه تلفنی یا رو در رو، شما با فرد یا افراد دیگر در ارتباط خواهید بود. موفقیت در مذاکره به انتخاب ارتباطات شما بستگی دارد. یعنی چه گزینه‌هایی را مطرح کنید و چه نوع پیشنهاداتی را رد یا قبول کنید. برای موفقیت در مذاکره می‌توانید با طرح سوالات مربوط و تجزیه و تحلیل، موضوع را عمیق‌تر بررسی کنید.​

5 مرحله اصلی در فرآیند مذاکره

می توان روند مذاکره میان گروه ها و سازمان های مختلف را در 5 گام بررسی نمود. در سازمان های ساختار یافته امروزی که شرایط کاری شکل متفاوتی یافته است، داشتن مهارت مذاکره کافی می تواند نقش بسیار موثری را داشته باشد. موضوع اصلی که باید در روند مذاکره همواره به خاطر داشت این است که شما قرار است طی یک داد و ستد به توافقی دست پیدا کنید که برای تمامی طرفین مذاکره سودمند باشد.

فرآیند مذاکره 5 مرحله دارد. در تمام مراحل یک مذاکره، طرفین با یک روش نظام‌مند در رابطه با نحوه تخصیص منابع کمیاب و حفظ منافع یکدیگر توافق می‌کنند. این 5 مرحله عبارتند از:

1. آماده سازی و برنامه ریزی

قبل از شروع مذاکره، فرد باید تاریخ دقیق مذاکره را بداند تا خود را برای آن آماده کند همچنین باید از سوابق افراد مذاکره کننده و انتظارات و اهداف آنان از مذاکره اطلاعات کافی داشته باشد. اطلاعاتی در رابطه با اینکه چه کسی در جلسه شرکت خواهد کرد و چه درخواست‌هایی خواهد داشت نیز مواردی است که حتما باید خود را برای آن آماده کرد.

2. تعریف قوانین

پس از اینکه برنامه‌ریزی‌های لازم قبل از مذاکره انجام شد، فرد باید قوانین و رویه‌های مذاکره با طرف مقابل را برای خود وضع کند. قوانینی من جمله اینکه مذاکره به کجا قرار است برسد، چه محدودیت‌های زمانی باید اعمال شود و چه مسائلی مذاکره را محدود خواهد کرد.​

3. شفاف سازی و توجیه طرف مقابل

در روز مذاکره، طرفین نیازهای اصلی و اهداف خود را به طور صریح و واضح بیان می‌کنند و فرصتی برای اطلاع رسانی به یکدیگر ایجاد می‌کنند تا در مورد اهمیت اهدافشان و چگونگی رسیدن آنها صحبت کنند. در این مرحله ممکن است یکی از طرفین بخواهد اسنادی را برای توضیحات بیشتر و کمک به درک طرف مقابل ارائه دهد.

4. انجام معامله و حل مسئله

ماهیت فرآیند مذاکره تسلیم واقعی و تلاش برای ایجاد یک توافق مناسب است. در مذاکره به هر دو طرف باید امتیازاتی برسد.

5. جمع بندی و اجرای توافق

آخرین گام در فرآیند مذاکره، رسمی کردن موافقتنامه است. موافقت نامه‌ای که در مذاکره وضع شده و به توافق طرفین می‌رسد و برای توسعه و اجرا می‌بایست یک قرارداد رسمی داشته باشد.

انواع مذاکره

مذاکره یکی از مهم ترین کارهایی است که برای پیشرفت در کسب و کار باید مهارت کافی در آن را داشته باشید. به همین منظور باید تعیین کنید که می خواهید مذاکرات را به چه روشی پیش ببرید و در ادامه بر اساس آن برنامه ریزی کرده و جلو بروید. به طور کلی مذاکرات به دو دسته اصلی تقسیم می شوند و آن دو دسته عبارتند از:

• مذاکره توزیعی
• مذاکرات تلفیقی

میان این نوع از مذاکره تفاوت های بسیار مهمی وجود دارد که در ادامه به بررسی آنها خواهیم پرداخت.

مذاکره توزیعی

اصطلاح توزیع به معنای اعطا یا پراکندگی ارزش است. ماهیت کسب و کارهای مختلف به شکلی است که افراد تلاش می کنند خودشان بیشترین سهم را داشته باشند و حاضرند کمترین میزان ارزش را توزیع کرده و با دیگران شریک شوند. در دنیای مذاکرات نیز شرایط به همین شکل است. دو طرف مذاکره با هدف کسب بیشترین میزان ارزش و اعطای کمترین سهم ممکن به طرف مقابل وارد مذاکره می شوند. یک فروشنده تلاش می کند محصول یا خدمت خود را با بهترین قیمت ممکن به فروش برساند و در مقابل نیز خریدار می خواهد با کمترین هزینه بهترین محصول یا خدمت را دریافت کند.

در یک مذاکره توزیعی معمولا افراد بدون اینکه از قبل ارتباطی را با هم د اشته باشند، وارد مذاکره می شوند. البته باید در نظ داشت که در این نوع از مذاکرات خبری از رابطه بلند مدت هم نخواهد بود و همه چیز در همان جلسه به اتمام می رسد. خرید و فروش ماشین یا خانه یکی از بهترین نمونه های مذاکره توزیعی است که در زندگی روزمره حداقل یکبار با آن سروکار داشته ایم. در اصل می توان گفت که این نوع مذاکرات با چانه زنی توسط دو طرف معامله همراه است.

مذاکره تلفیقی

نوع دیگری از مذاکرات که مورد استفاده قرار می گیرد، مذاکره تلفیقی یا یکپارچه است. در این نوع از مذاکره افراد نیاز دارند که مهارت های بیشتری را به کار گیرند تا بتوانند موفقیت بیشتری را تجربه کنند. در شروع معمولا افراد همانند روش قبل با چانه زنی کار خود را آغاز می کنند اما در ادامه سطح مذاکره گسترش پیدا کرده و افراد از مهارت های دیگر خود برای پیش روی موفقیت استفاده می کنند.

کلمه یکپارچه به معنای پیوستن چند بخش مختلف به یکدیگر و ایجاد یک بخش واحد است. در مذاکره یکپارچه نیز افراد به یکدیگر می پیوندند و با همکاری به یک هدف مشترک می رسند. در این نوع از مذاکره افراد اعتماد بیشتری را به یکدیگر داشته و معمولا به یک رابطه کاری بلند مدت منجر خواهد شد. زمانی که دو طرف از محیط دور می شوند، احساس می کنند که توانسته اند ارزشی را به دست بیاورند و از این بابت احساس خوبی دارند. در حالت ایده آل هر دو طرف به چیزی که به دنبال آن بوده اند، می رسند.

سطوح مذاکره

به طور کلی برای یک مذاکره می توان 4 سطح مختلف را در نظر گرفت، این سطوح عبارتند از: آماده سازی، شروع، چانه زنی و اتمام آن. در ادامه هر یک از این سطوح را به شکلی مناسب برای شما توضیح خواهیم داد.

1. آماده سازی برای مذاکره

آماده سازی برای موفقیت در روند مذاکره بسیار موثر است. چرا که سبب می شود تا شما اعتماد به نفس خوبی را به دست آورده و بتوانید به شکل بهتری مذاکره را به نتیجه برسانید. سطح آماده سازی برای مذاکره شامل موارد زیر می شود:

• جمع آوری اطلاعات: طرفین مذاکره باید تا جایی که امکان دارد درباره طرف دیگر اطلاعات جمع آوری کنند تا بتوانند در مواقع مورد نیاز از آنها استفاده نمایید.
• درک افراد درگیر در مذاکره: شناخت افرادی که با آنها مذاکره انجام می دهید نیز از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. شما باید اهداف، نقش ها و موضوعاتی که احتمالا توسط آنها مطرح می شود را درک کنید. این امر سبب می شود تا بهتر بتوانید در جریان روند مذاکره به وضعیت موجود رسیدگی کنید.
• اهداف خود را بشناسید: شناخت دقیق اهداف نقش بسیار مهمی را ایفا می کند. لازم است پیش از شروع مذاکره مشخص کنید که تا چه اندازه حاضر هستید به طرف مقابل خود امتیاز دهید و اولویت های شما دقیقا چیست.
• تعیین نوع مذاکره: شما باید تعیین کنید که می خواهید چه نوع مذاکره ای را دنبال کنید. مذاکره قرار است به حالت توزیعی باشد یا یکپارچه؟ مشخص کردن این مورد می تواند به روند مذاکره کمک بسزایی کند.
• برنامه ریزی: در آخر لازم است بدانید که می خواهید به چه هدفی برسید و سپس با توجه به آن برنامه ای که باید در طول مذاکره داشته باشید را مشخص نمایید.

2. تبادل اطلاعات

در این مرحله دو طرف رو در روی هم قرار می گیرند. هر یک از طرفین تلاش می کنند تا در اولین فرصت روی تفکر طرف مقابل تاثیر بگذارند. از نظر روانشناختی این مرحله از اهمیت بالایی برخوردار است. چرا که لحن مذاکرات در این سطح از مذاکره مشخص می شود. در ادامه طرفین باید مستندات و اطلاعاتی که می خواهند درباره آن بحث و تبادل نظر کنند را به یکدیگر ارائه می دهند.

3. چانه زنی

بعد از ارائه اطلاعات زمان آن می رسد که طرفین برای رسیدن به هدفی که در همان آغاز  مذاکره به آن فکر می کردند، نزدیک شوند. در این سطح باید از تمام توانایی و مهارت های برای متقاعد کردن طرف مقابل استفاده کرد. طرفین باید به یکدیگر نشان دهند که خواسته های آنها مناسب است و در ادامه نیز طرف مقابل را ترغیب کنند که خواسته های آنها را بپذیرند. به همن منظور شما باید یک رویکرد منطقی داشته و بتوانید با دلیل و مدرک مناسب طرف مقابل را متقاعد نمایید.

4. اتمام مذاکره و نتیجه گیری

مرحله پایانی مذاکره فرصتی مناسب برای سرمایه گذاری روی تمام کارهاییست که در مراحل اولیه صورت گرفته است. تحقیقاتی که در مرحله آماده سازی انجام شده است و همچنین اطلاعاتی که در طول مذاکره به دست آمده است می توانند برای مرحله پایانی مفید واقع شوند. در این مرحله باید نتیجه مذاکره را مورد بررسی قرار دهید تا ببینید که چه دستاوردهایی را داشته اید. چرا که بررسی نتایج مذاکره به اندازه خود مذاکره مهم است.

فاکتورهای کلیدی در مذاکره

زمانی که صحبت از مذاکره و فن بیان می شود برخی از فاکتورهای اصلی به میان خواهند آمد که داشتن آنها می توانند موفقیت شما را سبب شوند. این فاکتورها عبارتند از:

طرفین مقابل چه کسانی هستند و منافع آنها چیست؟ پیشینه افراد درگیر یک مذاکره چیست و این پیشینه چگونه می تواند موقعیت آنها را در بحث پیش رو تحت تاثیر قرار دهد؟ روابط میان طرفین مذاکره با واسطه های آنها به چه شکل است؟ چگونه طرفین با یکدیگر در ارتباط هستند و این روابط چه نقشی در روند مذاکره ایفا می کند؟

چگونه نیازهای طرفین درگیر در مذاکره به منظور رسیدن به یک توافق از طریق مذاکره مورد توجه قرار می گیرد؟ موثرترین راه برای رسیدن به نتایج و نیازهای مورد نظر چیست؟ چگونه طرفین می توانند اطمینان حاصل کنند که خواسته های آنها به شکل درست و کاملی شنیده می شوند؟

آیا گزینه های جایگزینی برای رساندن طرفین به آنچه که در ابتدا به دنبال آن بوده اند، وجود دارد؟ اگر امکان رسیدن به یک توافق مستقیم وجود نداشته باشد، آیا طرفین باید به دنبال نتایج جایگزین باشند؟ چه گزینه هایی ممکنی است آنها را به نتیجه مورد نظر برساند؟ آیا طرفین بخش هایی که امکان عقب نشینی در آنها به نفع طرف دیگر وجود دارد را بیان می کنند؟ آیا خواسته های طرفین مذاکره و وعده هایی که می دهند قانونی است؟ طرفین برای اثبات ادعاهای خود و نشان دادن معتبر بودن مطالباتشان چه مدارکی را ارائه می دهند؟ آنها چگونه می توانند تضمین دهند که توافق حاصل شده را دنبال می کنند؟

طرفین تا چه میزان باید به نتیجه حاصل در مذاکرات متعهد باشند؟ چه خطراتی ممکن است هر یک از دو طرف مذاکره را تهدید کند و مذاکره کنندگان برای رسیدن به نتیجه باید چه کارهایی را انجام دهند؟

تکنیک های مذاکره که هرگز شکست نمی خورند

شما در یک کنفرانس نشسته اید و به چهره طرف مقابل خود خیره شده اید. شما خواسته مشخصی دارید با این حال طرف مقابل خواسته کاملا متفاوتی دارد. در این کنفرانس هیچ یک از طرفین قصد ندارند از مواضع خود کوتاه بیایند. نکته اصلی نیز همین است. مذاکره به هیچ عنوان به این معنا نیست که یا شما به خواسته خود برسید یا طرف مقابل. دقت داشته باشید که این یک موقعیت یا شما یا طرف مقابل نیست. طی یک مذاکره هر دو طرف باید از نتیجه رضایت داشته باشند. برای اینکه بتوانید مذاکره کننده موفقی باشید، در ادامه 13 روش را به شما معرفی خواهیم کرد. اگر بتوانید از این روش ها به شکل موثری استفاده کنید، می توانید مطمئن باشید که هرگز شکست نخواهید خورد.

1. وظابف خود را انجام دهید

هیچ گاه بدون آمادگی به سراغ میز مذاکره نروید. درباره طرف مقابل خود تحقیق کنید تا بتوانید اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری کنید و بدانید به دنبال چه هستید و در رابطه با چه موضوعاتی باید صحبت کنید. برای مثال، وقتی یک شرکت برنامه‌نویسی درخواست یک نیرو جهت استخدام می‌کند، در صورتی که شما میانگین حقوق کارمندان آن شرکت را بدانید، شما کسی خواهید بودید که می‌توانید شروع کننده مذاکره در مورد حقوق ایده‌آل خود باشید.

2. روی احساسات خود برچسب بزنید

با انتساب یک نام به احساسات خود، می‌توانید مشخص کنید که چه احساسی دارید. مایکل مک ماینز و وایمان سی مولین در ویرایش چهارم کتاب مذاکرات بحران: مدیریت حوادث بحرانی و گروگان گیری در اجرای قانون و اصلاحات می نویسند:

در جایی که زنی ترک شده است، اگر بخواهیم استفاده درستی از برچسب زدن عاطفی داشته باشیم، عکس‌العمل صحیح این است که : “تو از اینکه ترک شدی آسیب دیده‌ای. این منصفانه نیست.” زیرا احساسات را بدون آنکه درموردش قضاوتی شود، تشخیص داده و صدمه ای را که زیربنای خشم زن است را احساس و شناسایی کرده، آنگاه یک پاسخ خوب و عادلانه جهت همدلی به طرف مقابل خود می‌دهیم. اما اگر بگوییم ” او نباید این کار را می‌کرد، پس ناراحت نباش چون ارزشش را ندارد” یک پاسخ خیلی اشتباه داده‌ایم چرا که قضاوت کرده و احساسات خود را با وی درمیان می‌گذاریم و اجازه نمی‌دهیم که او خود چیزی را احساس کند و احساسات وی که بخش عمده‌ای از او هستند را به حداقل می‌رسانیم. درصورتی که این روش نمی‌تواند همدلی مناسبی باشد.

پس از احساسات واقعی خود فرار نکنید و آن را به دقت برای خود تفکیک کنید. احساس طرف مقابل خود را هم قضاوت نکنید و به او اجازه دهید در تمام مراحل خودش تمام موارد را احساس کند.

3. یک مقیاس عددی اعمال کنید

درصورتی که می‌خواهید بدانید شما یا طرف مقابلتان به چه اندازه خواستار چیزی هستید، یک عدد روی آن بگذارید. برای مثال عدد ۱ را خنثی در نظر بگیرید و عدد 10 را بیانگر چیزی که نمی‌توانید بدون آن زندگی کنید و در همین طیف امتیازدهی کنید. این امر به دو طرف اجازه می‌دهد که به طور مستقیم با خواسته‌های خود روبه‌رو شوند و چطور رفتار کنند. به آنها کمک خواهد کرد که بدانند چه گزینه‌ای اصلا نباید روی میز بیاید و چه چیزی باید به عنوان گزینه یا گزینه‌های جایگزین مطرح شود.

4. تنها روی موفقیت تمرکز نکنید

مذاکره یک رقابت نیست، بلکه یک همکاری است. اگر آن را پیروزی بدانید، به شکست دادن آن‌ها فکر خواهید کرد و اگر این کار را بکنید، دیگر با آنان همکاری‌ای نخواهید داشت.

5. سوالات باز مطرح نمایید

برای اینکه در مذاکره اعتماد طرف مقابل را به دست آورید از وی سوالات باز بپرسید. سوالاتی که برای پاسخ دادنش آزادی داشته باشد و فکر نکند که با پاسخ‌های ساده “بله” یا “خیر” شما سعی دارید وی را مجبور کنید که فورا واکنش نشان دهد و ملزم به پاسخ دادن است. برای دوری از جو رسمی حاکم بر مذاکره هم این سوالات چاره سازند.

6. برای از دست دادن بخشی از خواسته های خود آماده شوید

در مذاکرات ممکن است برای به دست آوردن چیزی، مجبور شویم چیز دیگری را از دست دهیم. پس حوزه‌های انعطاف‌پذیری و عدم انعطاف‌پذیری را شناسایی کنید و خود را برای شرایط مختلف آماده کنید. به عنوان مثال، اگر با یک فروشنده سروکار دارید، ممکن است تحت شرایط خاصی مایل به پرداخت نرخ بالاتری برای کالاهای او باشید.

7. اطلاعات خود را به اشتراک بگذارید

ما اغلب با احتیاط زیادی مذاکره می‌کنیم و سعی داریم فقط در رابطه با حوزه کاری مربوطه به طرف مقابل خود اطلاعات دهیم اما مطالعات نشان داده‌است که اگر اطلاعات شخصی کمی از خودمان به اشتراک بگذاریم، به افزایش نتیجه مذاکره کمک خواهد کرد. اطلاعاتی مانند سرگرمی‌ها، نگرانی‌های شخصی‌مان و یا امید می‌تواند لحن مثبتی ایجاد کند که منجر به توافق در مذاکره خواهد شد.

8. پیاده روی کنید

پیاده روی کردن تاثیر به‌سزایی در فعال کردن ذهن دارد. اکثر ما تجربه پیاده‌روی را  زمانی که به بن‌بست خوردیم را داشته‌ایم و اتفاقا همین راه رفتن به ما این شانس را داده که چشم اندازی متفاوتی را به دست آوریم که به حل مشکل کمک کرده‌است. پیاده روی سبب ارتقا حالت روحی می‌شود و به شما کمک می‌کند تا جریان‌های خلاقانه را جاری کنید.

9. اولین حرکت خود را انجام دهید

زمانی که اولین حرکت خود را انجام می‌دهید، خود را وارد میدان می‌کنید. تصور کنید به هنگام خرید یک خانه جدید ابتدا شما پیشنهاد قیمت پایین‌تر را ‌دهید، آن وقت فروشنده باید از روی قیمت پیشنهادی شما جلو برود.  مذاکره هم همین طور است، اولین حرکت را شما انجام دهید و بیش‌ترین قدرت را کسب کنید.

10. تصورات غلط را روشن کنید ​

در طول فرآیند مذاکره، از آنجا که دو طرف معمولا گفته‌ها را بر اساس افکار خود قضاوت کرده و در نظر می‌گیرد، سوتفاهم‌های بسیاری رخ می‌دهد که می‌تواند منجر به اختلاف شود. هر زمان که متوجه اختلاف یا سردرگمی‌ای در چهره افراد شدید، از طرف مقابل خود بخواهید که توضیحات را تکرار کند، این مسئله به شما این امکان را می‌دهد که بتوانید مسئله را از دید آن‌ها ببینید.

11. مکث کنید

یک مکث می‌تواند سلاح مخفی شما باشد زیرا گروه دیگر را تشویق به حرف زدن می‌کند. مذاکره کنندگان با ساکت ماندن در زمان مناسب می‌توانند فرآیند مذاکره را به جلو حرکت دهند و از یکنواختی روند آن جلوگیری کنند.

12. از هوش هیجانی خود استفاده کنید

هوش هیجانی یا عاطفی به شما کمک می‌کند که احساسات خود را مدیریت کنید، همدلی خود را نشان دهید و هم چنین به شما کمک می‌کند تا با جلوگیری از حواس‌پرتی مشکلات خود را حل کنید.​

13. بیانیه خود را به شکلی مختصر بیان نمایید

عبارات ساده‌ای مانند “بله”، “درست است” یا “به نظر من” و… نشان می‌دهد که شما با دقت به حرف‌های طرف مقابل خود گوش فرا می‌دهید و او را برای ادامه صحبت تشویق می‌کنید. خلاصه کردن اظهارات بخشی از گوش دادن فعال است و در مذاکرات بسیار مهم است.

اصول مذاکره موثر

با بررسی مذاکرات مختلف و نتایجی که هر یک از آنها به دنبال دارند می توان اصولی را تعیین کرد که به موفقیت منجر خواهد شد. این اصول عبارتند از:

1. شما باید بدانید که چه کاری را می خواهید انجام دهید
2. قبل از شروع مذاکره، یک برنامه برای خود مشخص نمایید
3. درباره همتای خود مطالعه نمایید و شناخت خوبی از او داشته باشید
4. سعی کنید دنبال یک نتیجه برد-برد باشید
5. از مذاکره با خودتان اجتناب کنید
6. پشت میز مذاکره در برابر طرف غیرقابل اعتماد خود واکنش جدی نشان دهید
7. به یاد داشته باشید که برای انجام مذاکره یا تجدید آن حتما باید دو طرف حاضر باشند

توصیه هایی برای مذاکره بهتر

همه افراد مهارت لازم برای رسیدن به موفقیت در مذاکرات را دارا نیستند. اما مواردی وجود دارند که شما می توانید برای رسیدن به موقعیتی بهتر آنها را انجام دهید. این موارد عبارتند از:

1. موقعیت خود را به شکل درستی تحلیل کنید

به هیچ عنوان بدون اینکه بتوانید به موقعیت قبلی خود بازگردید، وارد یک مذاکره نشوید. بهتر است نشان دهید که اطلاعات کافی دارید و در زمینه مورد بحث تحقیقات لازم را داشته اید. این نشان می دهد که شما به معامله ای که قرار است شکل بگیرد متعهد هستید.

2. خودتان را به جای طرف مقابل بگذارید

اینکه بر مواضع خود پافشاری کنید اصلا ایرادی ندارد. اما همانطور که شما نباید از مرزهای خودتان عبور کنید، به خاطر داشته باشید که طرف دیگر نیز محدویت های خود را دارد. مثلا اگر شما نمی خواهید پول بیشتری برای خرید خانه یا ماشین مورد معامله خرج کنید، شاید طرف مقابل هم محدودیتی درباره قیمت پیشنهاد شده به شما دارد. اینکه سعی کنید از دید طرف دیگر به موضوع نگاه کنید اصلا ایرادی ندارد. حتی اگر پیشنهاد او را هم نپذیرید باز هم می توانید با دید او نیز به این موضوع نگاه کنید.

3. احساسات خود را کنترل کنید

احساسات و زبان بدن شما به راحتی می تواند شما را تحت تاثیر قرار دهد. به ویژه زمانی که بر روی به نتیجه رسیدن مذاکره به شکل جدی سرمایه گذاری کرده اید. به همین دلیل بهترین کاری که می توانید انجام دهید این است که احساسات خود را به شکل کامل کنترل نمایید. بهتر است قبل از شروع مذاکره بدانید که چه زمانی دست از مذاکره بردارید. مشخصا باقی ماندن در مذاکره زمانی که قرار نیست پیش برود، امری بیهوده است.

10 مهارت مذاکره برای موفقیت

مهارت های قدرتمند مذاکره را در خودتان پرورش دهید و یک معامله گر و رهبر بهتر و قوی تر شوید. مذاکره کننده ها در حوزه کسب و کار می دانند که موثرترین معامله گران هم در ایجاد ارزش و هم در دستیابی به ارزش، مهارت دارند. 10 مهارت مذاکره زیر به شما کمک می کند تا در مذاکرات کاری تان موفق شوید:

1. بهترین گزینه خود را شناسایی و تجزیه و تحلیل کنید

در هر مذاکره و معامله ای، بهترین منبع قدرت شما توانایی شما برای دور شدن از یک گزینه و انجام معامله دیگر است. پیش از نشستن پشت میز مذاکره، مذاکره کنندگان خردمند و حرفه ای وقت قابل توجهی را صرف شناسایی بهترین گزینه های جایگزین برای توافق نامه می کنند.

2. مذاکره در مورد روند

تصور نکنید که شما هر دو یک تصور نسبت به مساله دارید و در خصوص زمانی که باید ملاقات کنید، کسانی که باید حضور داشته باشد، دستور کار جلسه و غیره، نظراتتان یکی است. در عوض، با دقت در خصوص این جزییات نیز مذاکره کنید. بحث در مورد چنین مسایلی، راه را برای گفتگوهای بسیار متمرکزتر و موفق تر هموار می کند.

3. ایجاد رابطه

تحقیقات نشان می دهد اگرچه مشارکت در بحث و گفتگوهای کوچک همیشه امکان پذیر نیست (به ویژه اگر در یک موقعیت سخت قرار داشته باشید) انجام این کار می تواند مزایای زیادی را برای شما به همراه داشته باشد. شما و همتایتان ممکن است همکاری بیشتری داشته باشید حتی اگر تنها چند دقیقه برای آشنایی با یکدیگر زمان صرف کنید. اگر در حال مذاکره از طریق ایمیل هستید، حتی یک تماس تلفنی مقدماتی مختصر هم ممکن است تغییر ایجاد کند. این یکی از با ارزش ترین مهارت های مذاکره است.

4. فعالانه گوش دهید

وقتی بحث و مذاکره را شروع کردید، در برابر وسوسه فکر کردن به حرف بعدی تان در حالی که همتای شما در حال صحبت است مقاومت کنید. در عوض به استدلال های او با دقت گوش کنید. سعی کنید احساسات دشوار مانند ناامیدی را در پشت حرف های طرف مقابل تشخیص دهید. نه تنها به احتمال زیاد اطلاعات ارزشمندی به دست می آورید، بلکه طرف مقابل نیز ممکن است مهارت های گوش دادن شما را تقلید کند که این بسیار اتفاق ارزشمندی است.

5. سوالات خوبی بپرسید

شما می توانید با پرسیدن سوالات زیاد اطلاعات قابل قبولی از مذاکرات کسب کنید – سوالاتی که احتمالا می توانند پاسخ های مفیدی بدست آورند. از پرسیدن سوالات “بله یا خیر” و سوالات جهت دار مانند “آیا فکر نمی کنید این موضوع یک ایده عالی است؟” جلوگیری کنید. در عوض، سوالات خنثی بپرسید که پاسخ های جامعی را به شما می دهند. مانند “آیا می توانید در مورد چالش هایی که در فصل اخیر با آن روبرو هستید توضیح دهید؟”

6. به دنبال معاملات هوشمند باشید

در یک مذاکره معمولی، هر دو طرف اغلب درگیر امتیازات و مطالبات مربوط به موضوع واحد مانند قیمت هستند. اما در مذاکرات یکپارچه می توانید از تمرکز بر چندین موضوع سود کسب کنید تا هر دو طرف از آنچه می خواهند بیشتر کسب کنند. به طور خاص سعی کنید مواردی که همتای شما به آن عمیقا اهمیت می دهد اما برای شما اهمیت کمی دارد را پیدا کنید. سپس در ازای دریافت امتیاز از طرف مقابل در موضوعی که برای شما بسیار ارزشمند است، به او امتیاز دهید.

7. به امکان سوگیری های غلط آگاه باشید

تحقیقات گسترده نشان می دهد که اولین اعداد ذکر شده در مذاکره، هرچند بدون محاسبه دقیق باشد، تاثیر قدرتمندی در مذاکرات بعدی می گذارد. برای جلوگیری از قربانی شدن توسط این موضوع می توانید برای اعلام اولین پیشنهادهایتان بسیار دقت کنید. اگر طرف مقابل ابتدا پیشنهاد می دهد، شما بهترین گزینه هایتان را در ذهن خود مرور کنید و برای تجدید نظر در صورت لزوم آماده باشید.

8. ارائه چندین پیشنهاد به صورت همزمان

به جای اینکه در یک زمان فقط یک پیشنهاد دهید، در یک زمان یک مجموعه پیشنهاد ارائه کنید. اگر طرف مقابل شما همه آنها را رد می کند، از او بخواهید به شما بگوید کدام یک را بیشتر دوست دارد و چرا؟ سپس برای بهبود پیشنهادتان به تنهایی یا با همفکری همکارانتان تلاش کنید. این استراتژی ارائه چندین پیشنهاد به طور همزمان شانس رسیدن به بن بست را کاهش می دهد و می تواند راه حل های خلاقانه تری را عرضه کند.

9. یک قرارداد مشروط را امتحان کنید

مذاکره کنندگان غالبا دچار عدم توافق می گردند زیرا در مورد چگونگی عملکرد یک سناریو خاص در طول زمان پروژه اختلاف نظر دارند. در چنین مواردی، یک قرارداد مشروط را پیشنهاد کنید. در اصل، این مشروط سازی چگونگی وقایع آینده را نشان می دهد. به عنوان مثال اگر به ادعای یک پیمانکار شک دارید که آیا می تواند پروژه نوسازی خانه شما را در مدت سه ماه به پایان برساند یا خیر، یک قرارداد مشروط پیشنهاد دهید که او را برای تاخیر جریمه کند یا برای تکمیل زود هنگام پاداش بدهد. اگر او واقعا به ادعاهای خود باور داشته باشد، نباید در پذیرش چنین شرایطی مشکلی داشته باشد.

10. برای اجرا برنامه ریزی کنید

راه دیگر برای دوام طولانی مدت قرارداد شما، قرار دادن نقاط عطف و ایجاد مهلت در قرارداد برای اطمینان از تحقق تعهدات است. همچنین ممکن است شما کتبی موافقت کنید که در فواصل منظم در طول قرارداد برای حضور در جلسه و در صورت لزوم مذاکره مجدد ملاقات کنید. علاوه بر این، اضافه کردن بند حل اختلاف که خواهان استفاده از وساطت یا داوری در صورت بروز اختلاف است می تواند اقدامی عاقلانه باشد.