3 خطای رایج زبان بدن که مدیران انجام می دهند

شیوه درست ارسال پیام های غیر کلامی که اعتماد و ارتباط امن ایجاد می کند. در این مطلب از موفق شو به بیان 3 خطای زبان بدن مدیران می پردازیم و نکاتی را درباره نحوه زبان بدن مناسب برای آن ها ارائه خواهیم کرد.

محیط کاری را تصور کنید که در آن هرگز مطمئن نیستید که آیا باید به مدیر خود نزدیک شوید یا نه. شما نمی توانید دقیقا بگویید چرا اینگونه است، اما به نظر می رسد هیچ گاه زمان مناسب برای طرح یک سوال یا ایده برای او فراهم نیست. در حقیقت، اگر بخواهید نظر او را در مورد مساله ای جویا شوید، همیشه نگران هستید که مبادا جریان کار او را قطع کنید یا او را ناراحت یا ناامید کنید. به طور خلاصه، شما مایل نیستید به او نزدیک شوید مگر اینکه از طرف خود او به اتاقش دعوت شده باشید. او همیشه برای شما غیرقابل دسترس است.

چنین شرایطی به نظر مضطرب کننده می رسد، موافقید؟

اکنون این احتمال را در نظر بگیرید که اعضای تیم شما ممکن است چنین احساساتی نسبت به شما داشته باشند.

اگر فکر می کنید که کارمندان شما چنین احساسی در مورد رهبری شما ندارند، شما را تشویق می کنیم که بیشتر فکر کنید و جزییاتی از محیط کار را در ذهنتان مرور کنید. در حالی که بیشتر ما نیت های خوبی برای برقراری ارتباط و در دسترس بودن داریم، اما اغلب در ارتباطات غیر کلامی مان بسیار ضعیف عمل می کنیم.

رفتار غیر کلامی ما پیامهای خواسته و ناخواسته ما را برای اعضای تیم مان ارسال می کند.

معمولا زمانی که با مدیران در مورد بهبود مهارت رهبری آنها صحبت شود، تقریبا همه آنها بر کتاب هایی که می خوانند، برنامه ریزی شان، استراتژی سازمانی، سخنرانی یا مدیریت تعارض تأکید می کنند.

خطاهای زبان بدن مدیران

تقریبا هیچ یک از آنها آموزش مداوم در ارتباطات غیر کلامی و زبان بدن را ذکر نمی کنند. با این وجود، مسلما یکی از مهمترین جنبه های رهبری افراد همین زبان بدن است زیرا بر پیام های کلامی که بطور روزانه می فرستیم و اعضای تیممان دریافت می کنند، تأثیر می گذارد. به شیوه های بی شماری رفتار غیر کلامی ما، فرهنگ محیط کار ما را شکل می دهد.

بنابراین بهتر است مدتی را صرف بررسی و یادگیری رفتار و رهبری غیر کلامی کنیم. این کار واقعا ارزشش را دارد. در ادامه در مورد 3 روش ارتباط برقرار کردن رهبران غیر قابل دستیابی با اعضای تیم خود را بررسی خواهم کرد. سپس برخی از استراتژی های عملی را که می توانید برای بهبود رفتار غیر کلامی خود در محیط کار استفاده کنید، مطرح خواهد شد.

1. شما از حالت ایستاده بسته یا فضای جسمی زیاد بین خودتان و کارمندان استفاده می کنید

کارمندی به نام مولی به در دفتر سرپرست خود نزدیک شده تا در مورد پروژه ای که در این هفته در حال کار بر روی آن است سؤال کند. شونا، سرپرست مولی، پشت میز کار خود نشسته است و با کامپیوترش کار می کند. شونا با شنیدن صدای مولی از سمت در دفترش، سر خود را چرخانده، ارتباط چشمی برقرار می کند و سلام و احوالپرسی می کند.

مولی می پرسد: “چند دقیقه وقت داری؟” “باید چیزی را همراه شما بررسی کنم.”

شونا می گوید: “البته ” “چه موضوعی است؟”

شونا در حین تعامل سرش را به سمت مولی می چرخاند، اما شانه ها و نیم تنه او همچنان مقابل رایانه خود باقی مانده و انگشتان دستش روی صفحه کلید قرار دارند. بعد از چند لحظه، مولی رفتار غیر کلامی شونا را تفسیر می کند و نتیجه می گیرد که او در حال حاضر نمی خواهد در خصوص این موضوع صحبت کند. به همین دلیل احساس ناامیدی و نگرانی می کند که نکند مزاحم شونا شده و او را ناراحت کرده است.

آیا شونا می خواست زمان صرف کند و به سوالی که مولی از او پرسیده بود پاسخ دهد؟ شاید. اما آنچه در عمل اتفاق افتاد این است که شونا در نظر نگرفته است که چگونه جهت گیری و وضعیت بدن وی می تواند پیام هایی را فارغ از گفتار او به مولی ارسال کند.

منظور از جهت گیری بدن، ژست بدن ما در حین تعامل با دیگران است. جهت گیری غیرمستقیم بدن وقتی است که به نظر می رسد ژست بدنمان توجه ما را از شخصی که مشغول صحبت با او هستیم به سمت مساله دیگری هدایت می کند. ممکن است سر، شانه ها، بدن و یا حتی پای خود را در هنگام مذاکره و تعامل از فرد مقابل دور کنیم و به این ترتیب خودمان از از یک ارتباط موثر و فعال برون بکشیم و به طرف مقابل این پیام را بدهیم که تمایلی به برقراری ارتباط با او نداریم.

جهت یابی بدن ما در اغلب موارد میزان علاقه ما به ادامه بحث را آشکار می کند و به همین دلیل برای رهبران و مدیران بسیار مهم است که هنگام تعامل با اعضای تیم خود از یک جهت گیری مستقیم بدنی استفاده کنند. هنگامی که از یک جهت گیری مستقیم بدنی در ارتباط با دیگران استفاده می کنیم، بدن ما کاملا متوجه طرف مقابل است و ما به طور موثری از حواس پرتی های اطرافمان فاصله گرفته ایم. این نشان می دهد که ما بر روی این ارتباط تمرکز کرده ایم و اجازه نمیدهیم مساله دیگری توجه ما را منحرف کند.

و در آخر، در هنگامی که با فردی فاصله فیزیکی دارید از تماس چشمی مستقیم استفاده کنید. حتی در یک اتاق شلوغ و پر سر و صدا، تماس چشمی مستقیم این قدرت را دارد که طرف مقابل احساس کند دیده و شنیده می شود. وقتی که با نگاه مستقیم به فردی مانع بروز حواس پرسی می شویم، او می فهمد که واقعا برای ما ارزشمند است.

و هنگامی که نمی توانید تماس چشمی مستقیم را به مدت طولانی حفظ کنید، چه می کنید؟ آن را تبدیل به کلمه کنید. این کار تفاوت زیادی در نحوه تفسیر رفتار غیر کلامی شما ایجاد می کند. مثلا به این نمونه توجه کنید:

“وقتی صحبت می کنید، من این لیست را میبینم، اما کاملا به شما گوش می دهم. ادامه دهید. ”

بنابراین دفعه بعد که با یکی از اعضای تیم در حال تعامل و گفتگو هستید، تلاش کنید از جهت یابی مستقیم بدن، وضعیت باز و تماس مستقیم چشمی استفاده کنید. به این ترتیب شما این پیام را ارسال می کنید که ارزش تعاملاتی را که با تیمتان دارید، به خوبی می دانید.

2. شما همیشه به حدی مضطرب یا شلوغ به نظر می رسید که دیگران تصور می کنند نمی توانند به سراغ شما بیایند

ما همیشه محیط خود را بررسی می کنیم تا تشخیص بدهیم که آیا برای برقراری ارتباط با دیگران وضعیت امن و راحتی داریم یا خیر. اگر احساس کنیم دیگران مشغول کار یا مضطرب هستند، از شروع مکالمه یا پرسیدن سؤال پرهیز خواهیم کرد، مبادا آنها را ناامید یا اذیت کنیم.

به همین ترتیب، اعضای تیم ما به حالات عاطفی و رفتار غیر کلامی ما توجه زیادی می کنند تا بفهمند که آیا می توانند به ما نزدیک شوند یا نه.

اگر همیشه عجله داشته باشیم یا با سر پایین وارد دفترمان شویم، این پیام را برای دیگران ارسال می کنیم که حتی یک ثانیه هم برای اعضای تیم خودمان نداریم.

اگر در حین جلسات ژستی سفت و سخت و خشک یا به اصطلاح عصا قورت داده، داشته باشیم، همراه با تن صدای یکنواخت و خشک، اعضای تیم مان تصور می کنند الان زمان مطرح کردن یک مشکل بالقوه یا یک ایده عالی نیست.

اگر اعضای تیم هرگز ما را نبینند که در محل کار لبخند می زنیم یا می خندیم، احساس ناامنی می کنند، مخصوصاً در حضور ما. همچنین اگر ما همیشه در دفترمان بسیار گرفتار به نظر برسیم، با تلفن صحبت کنیم یا ایمیل هایمان را چک کنیم، اعضای تیم مارا غیرقابل دسترسی می دانند و هرگز به سراغ ما نخواهند آمد.

به این ترتیب آنها احساس می کنند دیده نمی شوند، شنیده نمی شوند و مهم نیستند.

در مقابل، وقتی فضایی آرام و در عین حال مطمئن به وجود می آوریم، از انواع تن صدا استفاده می کنیم، لبخند می زنیم و می خندیم و اعضای تیم خود را به انجام همین کار تشویق می کنیم، آنها ما را به عنوان مدیری که علاوه بر حضور فیزیکی، حضور ذهنی هم دارد و به آنها نیز اهمیت می دهد، در نظر می گیرند.

اگر تصمیم بگیرید به جای اینکه اول وقت به سرعت به دفترتان بروید و به کارهایتان برسید، مدتی حدود 10 تا 15 دقیقه را با تیمتان وقت بگذرانید و احوال انها را جویا شوید کمک می کند که اعضای تیم در طول روز به شما مراجعه کنند و فکر نکنند شما خیلی گرفتار یا ناراحتید و نمی شود به سراغ شما آمد.

از خودتان بپرسید که آیا در این خصوص مقصر هستید؟ چه نوع رفتار غیر کلامی موقع ورود به شرکت و در حین ورود به جلسات نشان می دهید؟ آیا به نظر می رسد بیش از حد مضطرب یا بیش از حد گرفتارید و کسی نباید مزاحم شما شود؟ اگر چنین است، تمام تلاش خود را برای لبخند زدن به اعضای تیم خود و اصلاح این روند انجام دهید.

3. فضای اداری شما علیه شماست

بسیاری از رهبران وقت نمی گذارند تا تاثیری را که محیط فیزیکی بر ادراک، انتظارات و ارتباطات ما می گذارد، تجزیه و تحلیل کنند.

هر جا که الان هستید یک لحظه مکث کنید و محیط فیزیکی خود را در نظر بگیرید. چگونه عواملی مانند معماری، چیدمان فضایی و نوع مبلمان، طراحی و دکوراسیون، رنگ، روشنایی، دما و بو بر نوع تعاملاتی که در آن فضا اتفاق می افتد تأثیر می گذارد؟ با ورود به این محیط چه حسی دارید؟ چه احساسی دارید اگر در مدت زمان طولانی در این فضا با دیگران تعامل داشته باشید؟

حتی آگاه ترین رهبران و مدیران هم غالباً از این جنبه ارتباطات غیر کلامی غفلت می کنند.

بگذارید برای روشن شدن بحث مثالی از یک کارفرمای باسابقه برای شما بزنیم. ما او را مت می نامیم. مت همیشه درباره “سیاست درهای باز” صحبت می کرد و واقعاً معتقد بود که کارمندانش می دانند که همیشه می توانند در مورد هر چیزی با او صحبت کنند.

اما مشکل این بود که مت واقعاً درها را باز نگه نداشته بود. مهمتر از آن، دفتر او در گوشه پشت ساختمان بود و کارمندان باید قبل از مواجهه با منشی مت در یک اتاق انتظار، از دو اتاق کنفرانس مختلف عبور می کردند. اگر این “دروازه بان” به کارمندان امکان دسترسی به دفتر مت را می داد،این کارمند بود که مجبور می شد در را باز کند تا با مت صحبت کند.

نیازی به گفتن نیست ، “سیاست درب باز” مت عملا بی فایده بود. حتی به نوعی این موضوع در شرکت تبدیل به یک شوخی شده بود و این شرم آور است، زیرا مت رهبری دلسوز بود و احساس می کرد که با برقراری ارتباط کلامی دسترسی به وی، به اندازه کافی آسان است. اما این کافی نیست.

اگر کار اعضای تیم خود را در هنگام نیاز به ورود به دفترمان دشوار کرده باشیم، به احتمال زیاد در زمره مدیران غیرقابل دسترس قرار می گیریم.

اگر در مورد نحوه دیدنمان قوانین یا سیاست های غیر ضروری ایجاد کنیم، باید انتظار داشته باشیم که کارمندان ما برای گرفتن یک دقیقه از وقت ما احساس ناراحتی کنند.

در عوض، برای حل این معضل ما باید وقت خود را برای تفکر انتقادی و استراتژیک در مورد فضاهای کاری خود بکار گیریم و تمام تلاش خود را برای ایجاد محیط هایی انجام دهیم که تعامل مورد نظر ما را تسهیل کند.

فضاهای اداری ما باید دید، رسالت و هدف سازمان های ما را منعکس کند. آنها باید به کارمندان ما بگویند که دیده می شوند و ارزشمند هستند و آنها باید ثابت کنند که ما واقعاً قابل دسترسی هستیم.

یک رهبر غیرکلامی بی واسطه و در دسترس باشید.

من فقط در مورد سه اشتباه بسیاری که رهبران در خصوص ارتباط غیر کلامی مرتکب شده اند، بحث کرده ام. در کل، کارآمدترین رهبران هم از آنچه ما رفتارهای غیرکلامی پذیرا در محیط کار می نامیم، استفاده می کنند.

مدیران بی واسطه غیرمستقیم چگونه هستند؟

1. آنها آرام هستند و جهت گیری بدنی مستقیمی دارند و وضعیت بدن باز و پذیرا دارند.
2. آنها از عبارات صریح و پاسخگو استفاده می کنند (و لبخند می زنند)
3. آنها از حرکات باز و گسترده استفاده می کنند
4. آنها در صورت امکان فاصله جسمی و موانع را کاهش می دهند
5. آنها ارتباط چشمی مستقیم و پایدار برقرار می کنند
6. آنها از لمس مناسب برای محل کار استفاده می کنند (مانند دست دادن)
7. آنها از تن صدای متنوع استفاده می کنند (سرعت ، لحن و…)
8. آنها فضاهای فیزیکی ایجاد می کنند که ارتباط و همکاری را تسهیل می کنند

خب چطور باید به این نقطه برسیم؟

خبر خوب این است که چیزهایی وجود دارد که می توانید امروز انجام دهید که فورا تفاوتی محسوس ایجاد می کنند.

با این کار شروع کنید.

خود ارزیابی را تمرین کنید، فرایند توجه جدی به رفتار غیر کلامی تان و استفاده از این مشاهدات برای شکل دادن به تعامل و رفتارهای آینده.

صدا و تصویر خودتان را در یک جلسه ضبط کنید. سپس دوباره آن را بازبینی کنید تا رفتار غیر کلامی در حرکات و صدایتان را ارزیابی کنید. در حال حاضر، شما خودتان را از این مساله مبرا میدانید، زیرا به نظر می رسد بدترین کابوس شما است. می توانیم به شما بگوییم که تماشای خود، هر چند بدون شک دردناک است، این دیدگاه و بینش را در مورد تصور اعضای تیم از شما، به شما می دهد. از خودتان بپرسید: کدام رفتارهای غیر کلامی مفید است؟ کدام ها نیستند؟ کدام منطقه بیشترین بهبود را نیاز دارد؟

از دیگران بخواهید بازخورد دهند. یک یا دو نفر را در تیم خود انتخاب کنید که به آنها اعتماد دارید و از آنها بخواهید در خصوص رفتارهای غیرکلامی تان به شما بازخورد بدهند. اغلب اوقات، این رفتارهای غیر کلامی است که شما هیچ آگاهی از آنها ندارید.

تمرکز خود را بر روی بهبود یک مساله در هر زمان انجام دهید. برای جلوگیری از ناامید شدن، سعی کنید برای یک هفته کامل مثلا روی یک جهت گیری مستقیم بدن تمرکز کنید. یا در هنگام ورود به شرکت، به تلفن همراه خود نگاه نکنید. به زودی این کار برای شما طبیعی تر خواهد شد و پیشرفت در تعامل خود با اعضای تیم را خواهید دید و احساس خواهید کرد. سپس می توانید روی یک رفتار منفی دیگر کار کنید.

اعضای تیم شما شایسته این هستند که احساس اطمینان کنند که می توانند به شما در محل کار نزدیک شوند و شما توانایی برقراری ارتباط غیر کلامی را دارید که نشان دهید می بینید، می شنوید و از آنها و کمک های آنها قدردانی می کنید.